Tüm yöneticiler ve liderler, yetkilendirme süreci sanatında ustalaşmalıdır. Sorumluluğu başkalarına nasıl ve ne zaman dağıtacağını anlamak hem kişisel hem de kurumsal düzeyde yüksek düzeyde üretkenliği sürdürmek için çok önemlidir. Etkili liderlik için görevleri devretmek de önemlidir.
İçindekiler
Nasıl yetki verileceğini öğrenmek, son teslim tarihlerini karşılayabilecek uyumlu ve etkili bir ekip oluşturmaktır. Ayrıca, işi ne zaman ve nasıl devredeceğinizi bilmek iş yükünüzü azaltacak, böylece işteki esenliğinizi iyileştirecek ve iş doyumunuzu artıracaktır. Ne yazık ki, birçok lider nasıl düzgün bir şekilde yetki devri yapılacağından emin değil veya bunu yapmakta tereddüt ediyor.
Bu kılavuzda, delegasyonun gerçekte ne anlama geldiğini, görevlerin delege edilmesinin ekibinize nasıl fayda sağladığını ve görevlerin nasıl etkin bir şekilde atanacağını keşfedeceksiniz.
Delegasyon : Delegasyon kelimesinin anlamı size verilen bir işi altınızda çalışan kişiye devredilmesi olarak bilinmektedir. Delegasyon yapmak da sorumlu olduğunuz işi altınızda çalışan kişilerden birine devretmenizdir.
Delege : Aslen senin sorumluluğunda olan bir işi başka bir kişiye (çoğunlukla sana bağlı bir kişiye) devretmek veya kısaca iş aktarmak. Yönetici olarak etkin olmak ve daha değerli işlere daha fazla zaman ve enerji ayırabilmek üzere kendi sorumluluğunda olan bir işi çalışanlardan birine aktarmak.
Görevleri Yetkilendirmenin Önemi
İyi bir lider nasıl görevlendirileceğini bilir. Etkili Lider Nasıl Olunur? Buradan ipuçlarını okuyabilirsiniz. İşinizin bir kısmını devrettiğinizde, zamanınızı boşaltır ve günlük olarak daha fazlasını başarırsınız.
Etkili delegasyon ayrıca, çalışanların mevcut beceri setinden yararlanarak ve yol boyunca yeni bilgi ve yeterlilikler geliştirmelerine izin vererek bir ekip içinde üretkenliği ve iyi zaman yönetimini teşvik eder. Sonuç, ihtiyaç duyulduğunda rolleri paylaşabilen daha esnek bir ekiptir.
Görevleri devretmeye istekli olduğunuzda, bir güven ve güven ortamını teşvik edersiniz. Çalışanlar onlara güvendiğinizi hisseder. Eylemleriniz net bir sinyal gönderir: Bir lider olarak, istenen sonuçları elde etmek için astlarınıza güvenirsiniz. Sonuç olarak, sizi, becerilerine ve ihtiyaçlarına saygı duyan, sevimli ve etkili bir lider olarak düşüneceklerdir.
Delegasyon, emirleri havlayarak ve personelinizin sıraya girmesini ummakla ilgili değildir. Bir yöneticinin görevi, gözetimi altındakilerden en iyiyi elde etmek ve bunu yaparken üretkenliği ve kârı en üst düzeye çıkarmaktır.
Dikkatli yetki devri, ekip üyelerinin benzersiz güçlü ve zayıf yönlerini belirlemeye ve bunlardan yararlanmaya yardımcı olur. Yetkilendirme, yöneticilerin yeteneklerinden yararlanmakla ilgilendiğini kanıtladığı için çalışanların bağlılığını da artırır. Her çalışan kendini ait hissettiği yerde çalışmak ister.
İnsanlar Görevleri Devretmekten Neden Korkar?
Yetkilendirme üretkenliği artırır net, ancak tüm yöneticiler delege etmeye istekli veya yetkin değildir. Neden? Niye? İşte bazı yaygın nedenler:
- Bir projenin kredisini başka birinin alabileceği fikrine içerlerler. Alınganlık.
- Prensip olarak delege etmeye isteklidirler, ancak ekiplerinin daha fazla sorumluluk üstlenemeyeceğinden korkarlar.
- Personelinin zaten çok çalıştığını düşünerek, yüklerini artırmak konusunda isteksiz hissediyorlar.
- Devredecekleri görevi Sadece bir görevi kendileri yapmanın daha basit ve daha hızlı olduğundan şüpheleniyorlar.
- Yapmaktan hoşlandıkları işleri bırakma fikrinden hoşlanmazlar.
- Sorumluluğu devrederlerse yöneticilerinin iş yüklerini kaldıramayacakları sonucuna varmasından korkarlar.
Delegasyon ve Tahsis Arasındaki Fark
Çoğu insan yetkilendirme ve tahsisin eş anlamlı olduğunu düşünür, ancak ikisi arasında yapılması gereken önemli bir ayrım vardır.
Bir görev tahsis ettiğinizde, yalnızca bir astınıza belirli bir eylemi gerçekleştirmesi için talimat vermiş olursunuz. Onlara ne yapmaları gerektiğini söylüyorsunuz ve onlar da yapıyorlar. Bu kadar basit.
Öte yandan, delegasyon, kendi çalışmalarınızın bir kısmını başka bir kişiye devretmeyi içerir. Sadece bir dizi talimat almazlar. Önemli olan, karar vermelerini gerektiren bir rol üstlenilmeleri ve görevi tamamlamaktan sorumlu tutulmalarıdır.
Görevler Nasıl Etkili Bir Şekilde Devredilir
Peki, yetki verme korkusuyla savaşmak, verimli bir ekip oluşturmak ve daha hızlı çalışmak için işi devretmenin en iyi yolu nedir? İşte adım adım bir kılavuz:
1. Ne Zaman Yetki Vereceğinizi Bilin
Bir durum üzerinde ne kadar kontrol sağlamanız gerektiğini anlayarak, çalışanları güçlendirmek için en iyi stratejiyi belirleyebilirsiniz. Çalışanlara farklı sorumluluk dereceleri sunan 7 yetkilendirme seviyesi vardır.
- Söylemek – Onlara söyleyeceğim.
- Satmak – Deneyeceğim ve onlara satacağım.
- Danışmak – Danışırım ondan sonra karar veririm.
- Kabul etmek – Birlikte anlaşacağız.
- Öğüt vermek – Tavsiye ederim ama onlar karar verir.
- Sormak – Karar verdikten sonra soracağım.
- Temsilci – Tama devredeceğim.
Delegasyon bir spektrum (çeşitlilik) boyunca gerçekleşir. En düşük yetkilendirme seviyesi, diğer insanlara ne yapacaklarını söylediğinizde gerçekleşir. Çalışanlara yeni yaklaşımları denemeleri için çok az fırsat sunar. Yetkilendirmenin en güçlü şekli, proje üzerindeki kontrolünüzün çoğunu çalışana bırakabildiğiniz zaman ortaya çıkar.
İşi nasıl devredeceğinizi bilmek, insanları yeteneklerinden en iyi şekilde yararlanan görevlerle nasıl bağlayacağınızı anlamanıza yardımcı olur. Doğru yapıldığında, en iyi sonucu almanızı sağlar.
Görev delegasyonunu düşündüğünüzde, aşağıdaki soruları sorun:
- Bu görevden sorumlu olmak zorunda mısın, yoksa başka biri bunu başarabilir mi?
- Bu, başarılı olmak için dikkatinizi gerektiriyor mu?
- Bu çalışma bir çalışanın becerilerini geliştirmesine yardımcı olacak mı?
- Birine bu işi nasıl yapacağını öğretmek için zamanın var mı?
- Bu nitelikteki görevlerin gelecekte tekrarlanmasını bekliyor musunuz?
Daima Devredeceğiniz Görevler
Yetkilendirmeye yeni başladığınızda, çok fazla iş devrediyormuş gibi hissetmek oldukça yaygındır. Deneyimsiz yöneticiler genellikle çalışanlarına aşırı yük bindirdiklerini, kendi görevlerini devrettiklerini veya astlarından işleri olmayan şeyleri yapmalarını istediklerini düşünürler.
Tüm bu endişeler %100 geçerli ve her zaman kaçınılması gerekirken, ekibiniz arasında dağıtılması gereken işi devretmenizi engelleyebilirler. Bu, görevleri etkili bir şekilde nasıl devredeceğinizi iyi biliyor olsanız bile, yetkilendirmenin amacını ortadan kaldırır.
İşte her zaman devretmeniz gereken bazı görevler. Ancak, son kararı vermek için iş yerinizin ortamına göre karar aldığınızdan emin olun.
Tekrarlayan Görevler
Her ofis, tekrar eden görevlere veya projeye sahiptir. Ya da Instagram’da olan hesabınıza gelen devamlı aynı sorular var ve bu fazla zamanınızı alıyor ayrıca da her gün tekrarlanıyor.
Şimdi, bu işler ya her seferinde aynı ya da küçük bir değişiklikle, benzer bir iş süreci ve beceri seti gerektiriyor. Örneğin, soru cevaplama, denetim, bütçeleme, etkinlik planlama vb.
Bu tür görevler her gün, haftalık, iki haftada bir veya aylık olarak yapılmalıdır. Buradaki sorun, bu işler hızlı ve kolay olsa bile, bir yöneticinin bunları yaparak zaman kaybetmesidir.
Uzun vadede değerli zamanınızdan tasarruf edebilmeniz için her zaman bu gibi projeleri devretmelisiniz. Aynı zamanda, astlarınızı bu gibi işler için mükemmel şekilde eğitebilirsiniz. Düzenli uygulama ile astlarınız, çalışanların bağımsız olarak çalışabilecekleri yetkilendirmenin 5. seviyesinde çalışmaya başlayabilir. (5. Seviye / Öğüt vermek – Tavsiye ederim ama onlar karar verir.)
Yıllık projeleri bu kategoride sınıflandırmak isteyip istemediğiniz, kuruluşunuzdaki çalışanların ne sıklıkla terfi ettirildiğine veya değiştirildiğine bağlıdır. Aynı kişiler en az 3-4 yıl bu işi yapacaklarsa, onları bu konuda eğitmek en iyisidir. Bir proje işini verdiğinizde güvenerek ve işi tamamlayacağını bilerek verirsiniz. Gene de takip etmeniz gereklidir.
Zaman Alan Çalışma
Delegasyonun en belirgin özelliklerinden biri zaman tasarrufu sağlamasıdır. Bu nedenle, yalnızca çok fazla zamanınızı alacak işi devretmek doğru olur.
Bir projeye bir hafta harcamak yerine, işi astlarınıza açıklamak için birkaç saat harcamalı ve sorumluluğu onların üstlenmesine izin vermelisiniz. Bu şekilde onları eğitip, geliştirebilirsiniz.
Bu şekilde, sadece kendi programınızı rahatlatmakla kalmayacak, aynı zamanda işi daha hızlı bitirmiş olacaksınız. Delegasyon tamamen işi bir ekip arasında dağıtmakla ilgili olduğundan, aynı anda daha fazla kişi bir projede birlikte çalışabilir. Bu işi 1 kişi yapınca iki gün sürecekse, 3 kişi yapınca 1 gün sürer demektir ve iş yükünün büyük bir bölümünü azaltacaktır.
Bunun anlamı, zaman alan ancak son teslim tarihi kısa olan görevler varsa, bunları her zaman devretmeniz gerektiğidir. Yapılacaklar listenizdeki büyük projeleri işaretlemek için kolay ve kusursuz bir yöntemdir!
Temel Becerileri Arttıran Projeler
İş delege ederken, bir lider veya yönetici olarak, astlarınızın becerilerini de teşvik etmeniz gerektiğini unutmamalısınız.
Bazı projeler, işi yapma becerisine sahip olmayan insanlar için çok karmaşıktır. Bununla birlikte, bazı zorluklar ekibinizi beceri setlerini genişletmeye teşvik etmenin sağlıklı bir yoludur. Öğrenmelerini isteyin.
Fırsatlar sunmazsanız, ekibiniz asla büyümeyecektir ve gelişmeyecektir. Ve bu bir yönetim lideri olarak büyük bir başarısızlıktır.
İş Tanımınızın Ötesinde Ne Varsa
Bir organizasyondaki her kişinin tanımlanmış bir iş tanımı vardır. Bunlar kişinin yerine getirmesi gereken görevlerdir.
Bir lider olarak sizin de bir iş tanımınız olacak ve bunu yapacak kadar yetenekli başka kimse olmadığı sürece bunun ötesinde bir şey yapmak zorunda değilsiniz.
İdeal olarak, iş tanımınızın bir parçası olmayan her şey delege edilmelidir. Bu bencil niyetlerle yapılmaz. Bunun yerine, bunu yapmak önemlidir, yoksa aslında işinizin bir parçası olan görevleri yerine getirmek için yeterli zamanınız olmaz.
İş tanımınızın dışında kalan işler genellikle ekibiniz tarafından kolaylıkla yapılabilecek işlerdir. Zorluklarla karşılaşsalar bile, tüm işi üstlenmek yerine sadece yardım ve destek teklif etmelisiniz.
İlginç Görevler
Çalışanları yaptıklarıyla ilgilenmek, bir yöneticinin yapması gereken zor bir iştir.
Motivasyon seviyelerini yüksek tutmak için daha eğlenceli işler vermelisiniz. Çalışanlarınızın yapmaktan keyif alacağı şeyler olsun, bırakın yapsınlar.
Örneğin, ekibinizin açık hava görevlerinden hoşlandığını fark ettiyseniz, onlara ofis binanızın dışında yapılması gereken işleri atayın. Diğer ilginç görevler arasında saha araştırması, etkinlik planlaması vb.
Astlarınızın Daha Yetenekli Olduğu İşler
Bir grup insana liderlik ediyor olmanız, onların sahip olmadığı tüm becerilere sahip olduğunuz anlamına gelmez. Herkesin yetkinlikleri ve yetenekleri başkadır ve aslında her kişi eşsizdir.
Astlarınızın çok daha iyi olduğu bir şey olabilir. Örneğin, çok teknoloji odaklı olmayabilirsiniz, ancak ekibinizden biri olabilir.
Bu nedenle, ekibinizden birinin daha iyi olduğu beceriler gerektiren işler her zaman delege edilmelidir. Bunu kişisel algılamayın veya bir ego meselesi haline getirmeyin.
Asla Devretmemeniz Gereken Görevler
Genel olarak, bir yönetici işi devretmek konusunda rahat olduğunda tüm endişeler ortadan kalkar.
Bu iyi bir şey olsa da bazı liderler bu konuları tamamen görmezden gelmeye başlayabilir.
Astlarının iş tanımında yer almayan görevleri gereğinden fazla devredebilir ve atayabilirler. Bazen yöneticiler her bir görevi devreder ve çok fazla boş zamanları kalır.
Bunun olmasını önlemek için, aşağıdaki nitelikteki görevleri asla devretmemelisiniz. Bununla birlikte, nihai karar, sizin görevinizin niteliğine ve iş yerinize bağlıdır.
Açıklaması Uzun Süren İş
30 dakikada kendi başına yapabileceğin bir şeyi açıklamak için 3 saat harcadığını hayal et.
Bu, delegasyonun tüm özünü bozar, değil mi?
Bu nedenle, bir şeyin derin bir açıklamaya ihtiyacı varsa ve görevin kendisi o kadar ayrıntılı olmasa da uzun bir kullanım kılavuzu varsa, en iyi seçeneğiniz onu devretmekten kaçınmaktır. Benzer şekilde, bir işi kendiniz daha hızlı yapabileceğinizi düşünüyorsanız, yapın.
Gizli İşler
Bazı konular çalışanların eline verilemez.
Yüksek öncelikli ve gizli işler asla devredilmemelidir. Bu görevler son derece önemlidir, bu nedenle uzmanlığınız işe yaramalıdır. Ayrıca, bu tür işleri ekibe atamak, mahremiyetin ihlaline ve diğer benzer sorunlara yol açabilir. As – üst ilişkisi zedelenebilir.
Değerlendirmeler, çalışan işe alma ve diğer benzer şeyler gibi karar verme görevleri de aynı kategoriye girer.
Kriz yönetimi
Her kuruluş en kötü senaryoyu planlamak zorundadır. Bu tür kararlar çok önemlidir. Genelde sizden daha az deneyimli olan ekibinizin bu seçimleri yapmasına izin verme riskini alamazsınız.
Kuruluşunuzun geleceğini kendiniz planlamalı ve geliştirmelisiniz. Astlar, maruz kalmaları ve sorumluluk düzeylerinin olmaması nedeniyle bu işleri yapacak durumda değiller.
Sıkıcı Görevler
Daha önce de belirtildiği gibi, çalışanların ilgili ve yüksek motivasyonlu olmasını sağlamalısınız.
Sıkıcı görevler çalışanların motivasyonunu düşürebilir. Sonuçta üretilen çıktının kalitesini düşüren coşkuyu ortadan kaldırırlar.
Sıkıcı görevleri kendinize saklayın. Bu, ekibinizin moralini yüksek tutmak için yapmanız gereken bir fedakârlık.
Çok Özel Çalışma
Bu, yalnızca zaten küçük bir göreve ayrılmış bir iş için geçerlidir. Yaratıcılık için çok az yer var veya hiç yok ve talimatlar çok ayrıntılı ve kesin.
Şimdi, beklentiler, tam olarak istenen şey olan bir çıktı üretmektir. Bu tür görevler çok spesifik olduğundan, bunu yalnızca bir kişi yapmalıdır.
Böyle bir proje delege edilirse, bireysel astların neden olduğu sonuçlarda küçük bir değişiklik olasılığı yüksektir. Bu nedenle, en iyi seçenek, bu gibi görevleri kendi başınıza yapmanızdır.
2. İş için En İyi Kişiyi Belirleyin
Delegasyonun çalışması için meşaleyi doğru ekip üyesine vermelisiniz. Amacınız sizin, şirketinizin ve çalışanınızın olumlu bir deneyim yaşadığı bir durum yaratmaktır.
Ekip üyelerinin becerilerini, öğrenme isteklerini, çalışma tarzlarını ve ilgi alanlarını düşünün. Yetki verdiğiniz kişi, yetenekli, koçluk yapabilir ve ilgiliyse işi daha etkili bir şekilde yürütebilir. Mümkün olduğunda, bir çalışana güçlü yönleriyle oynama şansı verin.
Deneyimsiz işçiler, deneyimli işçilerden daha fazla rehberliğe ihtiyaç duyabilir. Yeni çalışanı başarıya hazırlamak için zamanınız yoksa, onlara yetki vermek adil olmaz.
Ayrıca çalışanlarınızın ne kadar meşgul olduğunu da düşünmelisiniz. Yapmak isteyeceğiniz son şey, birine çok fazla sorumluluk vererek onları bunaltmaktır.
3. Üye Katılımını Almak için Söyleyin ve Satın
İş için mükemmel kişiyi bulduktan sonra, yeni sorumluluğu üstlenmelerini sağlamalısınız. İş için neden onları seçtiğinizi onlara bildirin. Başkalarına büyümelerini desteklediğinizi gösterdiğinizde, bu bir güven kültürü oluşturur. Temsil edilen görevleri fırsat olarak gören çalışanların sonuca yatırım yapma olasılığı daha yüksektir.
Daha yeni çalışanlarla çalışırken, sürekli destek ve geri bildirim sağlamaya istekli olduğunuzu ifade edin. Tecrübeli çalışanların düşüncelerini ve deneyimlerini dikkate alın.
4. İş Hakkında Açık ve Spesifik Olun
Çalışanlara projenin neden gerekli olduğunu, onlardan ne beklediğinizi ve ne zaman geleceğini açıklamak çok önemlidir. Ne beklediğinizi bilirlerse, teslim etme olasılıkları daha yüksek olacaktır ve daha verimli çalışacaklardır.
Net beklentiler belirleyerek, görevi nasıl gerçekleştireceklerini planlamalarına yardımcı olursunuz. Çalışanınız bir dönüm noktasına ulaşmakta sorun yaşıyorsa, nihai ürünün vadesi gelmeden önce bunu düzeltmek için hala zamanları vardır. Verdiğiniz işi mutlaka takip edin.
Bu tür hesap verebilirlik üniversitelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Öğrenciler, yalnızca büyük araştırma ödevlerini tamamlamak için son tarihi ve temel gereksinimleri biliyorsa, çalışmayı on birinci saate kadar erteleyebilirler. Birçok program, öğrencilerin rehberlik almak, yapıyı ele almak ve son teslim tarihlerinden önce yöntemlerindeki sapmaları çözmek için danışmanlarla haftalık olarak görüşmelerini gerektirir. Bu önlemler, öğrencileri başarılı olmaya hazırlarken onlara harika işler üretmeleri için alan sağlar.
5. Ama Ayrıntıları Onlara Bırakın
Motivasyonu ve güveni mikro yönetim kadar hiçbir şey öldüremez. İnsan kaynakları şirketleri tarafından yapılan bir ankette, katılımcıların üçte ikisinden fazlası bunun kendilerini incittiğini söyledi. Çoğu yönetici Maalesef Mikro Yöneticidir. Mikro Yönetici Nedir ve Nasıl Başa Çıkılır? Buradan okuyabilirsiniz > ozlemertav.com.tr/mikro-yonetici-nedir-ve-nasil-basa-cikilir
Bir şeyin belirli bir şekilde yapılmasını bekliyorsanız, bunu proje özetinde özetleyin. Projenin ne olduğunu tam olarak açıklayamıyorsanız, bunu kendiniz yapmanız daha iyi olabilir.
Ne aradığınızı yazılı olarak açıklayabilirseniz ve takım arkadaşınız anladığını söylüyorsa, bunu yapacağına güvenin. İş başladıktan sonra arka koltukta şoför olmayın. İşi tabi ki takip edin, yalnız her detayın içinde olmayın.
6. Sonuçları Netleştirin
Görev atadığınız kişi topu düşürürse ne olur? Topu elinden alıp siz mi devam edeceksiniz?
Bunu yaparsanız, onların katkısını umursamadığınızı bildirmiş olursunuz. Bu sadece birlikte çalıştığınız kişiye saygısızlık göstermekle kalmaz, aynı zamanda gelecekteki projeler için düşük beklentiler oluşturur ve güvenmediğinizin göstergesidir.
Teşviklerde olduğu gibi sonuçları, sorunun doğasıyla uyumlu hale getirmek önemlidir. Talimatlarınızda daha açık olun, istediğinizi net bildirin eksiklik yaptıysanız kişiyi cezalandırmayın. Bilmediği şeyden kimse mesul değildir. Birikiminizi iş ortağınıza emanet ettiyseniz ve o bir kumarhanede harcadıysa, yetkililerle iletişime geçmeniz veya ilişkileri tamamen kesmeniz gerekebilir.
Sonuçların çoğu bu kutuplar arasında bir yere düşecektir. Kötü ruhlu olmayın. İş yerinde kaçırılan bir son teslim tarihi, kovulmayı değil, sert bir uyarıyı hak eder. Bununla birlikte, tekrarlanan son tarih sorunları, ücret veya sorumluluklarda kesinti yapılmasını gerektirebilir.
7. Ortadan Kaldırabileceklerinizi Temsil Etmek İçin Ödeme Yapmayın
Bir görevi başkasına devretmeye çalışıyorsanız, ilk etapta onu tamamen ortadan kaldırmanın bir yolu olup olmadığını düşünün. Yapılması gerekmiyorsa, başkasına yaptırarak para kaybetmenize gerek yoktur. Belli bir zorunluluk gibi görünen şey her zaman bir zorunluluk değildir.
Yerine konabilecek otomatik bir sistem olabilir veya genellikle gününüzü alan birçok yönetici görevinin başlangıçta gerekli olmadığı durumdur. Delege etmeden önce daima ortadan kaldırmaya bakın.
8. Geribildirimi Ciddiye Alın
Geri bildirimden bahsetmişken, bunun iki şekilde kesildiğini unutmayın. Proje tamamlandığında temsilcinize ipuçları vermenin yanı sıra, onları daha iyi bir iş çıkarabileceğiniz yollar önermeye teşvik edin. Neden Geri Bildirim İstemelisiniz ve Bunu Nasıl Kullanmalısınız? Buradan okuyabilirsiniz > ozlemertav.com.tr/neden-geri-bildirim-istemelisiniz-ve-bunu-nasil-kullanmalisiniz
Güç dinamiklerinin takım arkadaşınızı size tüm hikâyeyi vermekten vazgeçirebileceğini anlayın. Bu soruları sormasını isteyin. Onlara geri bildirimde bulunmanın uygun olduğunu göstermek için şunları söyleyebilirsiniz:
- “Bu projede daha iyi ne yapabilirdim?”
- “Seni başarıya ben mi hazırladım?”
- “Bir dahaki sefere işini nasıl kolaylaştırabilirim?”
- “Burada yaptığım en büyük hata ne?”
Ancak geri bildirim istemek savaşın sadece yarısıdır. Yargıdan kaçınmalısınız. Takım arkadaşlarınızın her projede size iyiyi, kötüyü ve çirkini vermesini istiyorsanız, onların önerilerini hayata geçirmeniz gerekir. Size güvenmeleri gerekir. Eğer bunları uygulayamazsanız, onlara söyleyeceklerine değer vermediğini ve güvenmediğini hissettiriyor olabilirsin.
9. Çalışanlarınızı Destekleyin
Yetkilendirmenin mümkün olan en iyi sonuçlarını görmek için astlarınızın sizden onlara gidecek olan kaynaklara ve desteğe ihtiyacı var. Halihazırda sahip olmadıkları beceri setlerini geliştirmek için onları eğitim ve materyallerle birleştirin.
Kaynakları kullanılabilir hale getirmek önceden daha fazla zaman alabilir, ancak işi doğru bir şekilde yaparak zamandan tasarruf edersiniz. Yinelenen görevler için bu eğitim tekrar tekrar karşılığını verir. Her seferinde daha iyiye gider.
Temsilcinizin, onlar için belirlediğiniz görevi yerine getirmesi için hangi araçlara ihtiyacı var? Onlara ihtiyaç duydukları şeyleri sağlamazsanız, görevlerini bitirmediklerinde onlara kızamazsınız.
Kaynaklar çeşitlendirilebilir. Hakkında düşün:
Finansal kaynaklar
Yetki verdiğiniz görev, satın alınacak bir şey gerektiriyor mu? Eğer öyleyse, takım arkadaşınıza onu satın almak için ihtiyaç duydukları parayı verdiğinizden emin olun.
İnsan kaynakları
Farklı insanlar farklı şeylerde iyidir. Görevi devrettiğiniz kişi gereken tüm becerilere sahip değilse, güvenebileceğiniz başkaları var mı?
Bilgi Kaynakları
Temsilcinize, görevi tamamlamak için ihtiyaç duyacakları tüm ayrıntıları sağladınız mı? Yazılı olarak, ihtiyaç duyabilecekleri talimatların, beklentilerin ve diğer notların bir listesini yapın.
Pratik ve Fiziksel Kaynaklar
Birlikte çalıştığınız kişinin projenin gerektirdiği her şeyi satın almasını beklemiyorsanız, bazı malzemeleri sağlamanız gerekecektir.
Birinden bir kâğıt yığınını ayırmasını istiyorsanız, onlara tüm belgeleri verdiniz mi? Şirketinizi temsil etmelerini istiyorsanız üniformaları var mı? Çalışabilecekleri bir masaları ve ofis alanları var mı?
Bazen çalışanlar neyi iyi yaptıklarını ve nasıl iyileştirebileceklerini görmek için yardıma ihtiyaç duyarlar. Geri bildirim vermek ve almak, görevleri devretmenin önemli bir parçasıdır. Bu aynı zamanda bir lider olarak delege edilen görevleri izlemenin iyi bir yoludur.
Proje boyunca, periyodik olarak çalışanlarınıza desteğe veya açıklamaya ihtiyaçları olup olmadığını sorun, onu takip ettiğinizi göstermenin diğer yoludur. İşi yapacaklarına güvendiğinizi ve soru sormaları ve geri bildirimde bulunmaları için bir alan yaratmak istediğinizi açıkça belirtin. Bu geri bildirim, işi devretme şeklinizi iyileştirmenize yardımcı olacaktır.
10. Takdirinizi Gösterin
Yetki verdiğiniz kişinin, bırakın işi bitirmeyi, iyi bir iş çıkarması için hangi motivasyona sahip olması gerekiyor? Bazı durumlarda saygı ve takdiriniz yeterli olabilir. Diğer durumlarda, onlara bir çeşit prim veya teşvik vermeniz gerekir.
Çalışanlarınızı iyi yaptığı şeyleri bilmek, becerilerini öğrenmek ve onu az da olsa tanımak, beklediğiniz işin kalitesini anlamalarına yardımcı olur. Gelecekteki projelerde sizinle tekrar çalışmak istemelerini daha olası hale getirir. Böylece her zaman doğru kişiyi seçmiş olursunuz.
Periyodik kontroller sırasında, projede gördüğünüz tüm kazanımları tanıyın. Çalışanlarınızın hedefe doğru ilerleme kaydettiğini kabul edin. İlerleme İlkesi, çalışanları motive etmek için küçük kazançları kutlamanın ne kadar önemli olduğunu ortaya koymaktadır. İşçiler, çabalarını fark ettiğinizi bilirlerse daha etkili ve özverili olacaklardır.
Söz konusu görevi ödülle uyumlu hale getirmek önemlidir. Bulaşıkları senin için yıkadıkları için birine yeni bir BMW almazsın.
Şüphe duyduğunuzda, sorun. Görevi devrettiğiniz kişi ne tür bir teşvik bekliyor?
Cevaplarına katılmıyorsanız, sorun değil. Ancak bu kişiyle iyi bir çalışma ilişkisi sürdürmek istiyorsanız bir tür orta noktaya ulaşmanız gerekecek.
Sonuç olarak
Artık yetkilendirmenin ne anlama geldiğini ve işi verimli bir şekilde devretme tekniklerini tam olarak bildiğinize göre, görevlerinizi düzene sokmak ve ekibinizde üretkenliği artırmak için harika bir konumdasınız.
Delege etmek, bir başkasına özerklik ve yetki vermek, böylece kendi iş yükünüzü hafifletmek ve çok yönlü, iyi kullanılan bir ekip oluşturmaktır.
Yetkilendirme becerileri karmaşık veya korkutucu görünebilir, ancak zamanla çok daha kolay hale gelir. Önümüzdeki bir veya iki hafta boyunca ekibinizin üyelerine birkaç görev vererek küçük adımlarla başlayın.
Yazının tamamı için zamanınız yok mu? Bunu okuyun.
İnsanlar, başka birinin bir proje için kredi alabileceği fikrine içerledikleri için yetki vermekten korkarlar.
Prensip olarak delege etmeye isteklidirler, ancak ekiplerinin daha fazla sorumluluk üstlenemeyeceğinden korkarlar.
Zamanınızı boşaltmak için yetki vermeniz ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak en önemli faaliyetlere odaklanmanız gerekir.
Ne zaman yetki vereceğinizi bilerek, iş için en iyi kişiyi belirleyerek, iş hakkında net olarak, sonuçları netleştirerek ve geri bildirimleri ciddiye alarak etkin bir şekilde yetki verebilirsiniz