Etkili Önceliklendirme Nasıl Yapılır?
Modern teknolojideki tüm gelişmelere rağmen, gün içinde yapmamız gereken her şeyi tıkamak için çok fazla saatimiz var. Basit bir “yapılacaklar” listesi her zaman işe yaramaz ve küreksiz bir görev denizinde başıboş hissetmek kolaydır. Tabağınızdaki tüm iş sorumluluklarını yönetmenin anahtarı önceliklendirmedir.
İçindekiler
Bu yazıda, işyerinde zaman yönetimi konusunda usta olmanıza ve tüm o meşhur dönen plakaların yere çarpmasını önlemenize yardımcı olacak çeşitli yollara bakacağız.
Her Şey Önemli Göründüğünde Hangi İşe Nasıl Öncelik Verilir?
Önceliklendirme, her gün iş planınızda neler olduğuna iyi bakmayı ve hangi görevleri önce yapacağınızı ve hangilerini sona bırakacağınızı belirlemeyi içerir. Bu, iyi bir analiz ve net bir düşünce gerektiren bir beceridir, ancak bir kez alıştıktan sonra hayatınızı daha kolay ve daha sorunsuz hale getirecektir. Planlı olmak her zaman iyidir.
Teoride, önceliklendirme oldukça basittir: Yapmanız gerekenleri yazın ve ardından yapmaya başlayın.
Yine de önceliklendirme ile ilgili bir şey var – her zaman değişir. Her proje yöneticisi, işlerin ortaya çıktığını, düştüğünü ve hareket ettiğini bilir. Bu değişikliklere nasıl uyum sağladığımız, sürekli büyüyen bu yapılacaklar listesini tamamlamadaki etkinliğimizin başarısını veya başarısızlığını belirleyebilir.
Şu şekilde öncelik verebilirsiniz:
1. Yapmanız Gereken Tüm Şeyleri Yazın
Önceliklendirme ustası olmanın sayısız faydası olacaktır. Daha fazlasını yapacak, iş basamaklarını daha hızlı tırmanacak ve iş dışındaki hayatın tadını çıkarmak için daha fazla boş zamanınız olacak. Yine de her şey, yapmanız gerekenlerin bir listesini yapmakla başlar.
Bugün, yarın, bu hafta ve bu ay işte yapmanız gereken şeyleri yazın. Sipariş için endişelenme – buna birazdan geleceğiz – sadece her şeyi yaz.
2. Şunu Sorarak Başlayın: Burada Gerçekten Önemli Olan Ne?
Şanslınız, oldukça dolu bir listeniz var ve bunların büyük bir kısmı en önemli şey veya en azından en önemli öncelikler gibi görünüyor. Bu görevlerden bazıları çok iyi öncelikler olabilir, ancak diğerleri muhtemelen bekleyebilir. Ve listenizdeki en önemli öncelikleri ele alacaksanız, yapmak zorunda olduklarınız öncelikli olacak.
3. Maliyet, Kapsam ve Zaman Üçgeni
Etkili proje yöneticilerinin büyük ölçekli bir projede görevleri öncelik sırasına koymaya yardımcı olmak için kullandığı yöntemlerden biri, her göreve eşkenar üçgen olarak bakmaktır. Her önceliğin tarafı, maliyeti (tamamlamak için gereken kaynaklar), kapsamı (görevin büyüklüğü) ve süresi (tamamlanması ne kadar sürer) ile ölçülebilir. İşte site Proje Yöneticisi tarafından gösterilen Üçlü Kısıtlamayı gösteren bir grafik:
üçlü kısıtlama / zaman / işin kapsamı / maliyet
Üçgenin belirli bir tarafını değiştirebilir, belki de bitirmek için gereken maliyeti azaltabilirsiniz, ancak muhtemelen kapsamı veya son tarihi değiştirmeniz gerekecektir.
Bir görevde son tarih ve kapsam değiştirilemiyorsa, o zaman belki de o proje en yüksek önceliğe sahiptir ve maliyet veya diğer görevlerin kapsamından ödün verilmesi gerekecektir.
4. Eisenhower Matrisini Uygulayın
“İki tür sorunum var: Acil ve önemli. Aciller önemli değildir ve önemliler asla acil değildir.” —Başkan Dwight D. Eisenhower.
Eisenhower Önceliklendirme Matrisi oluşturulmuştur. Bahsettiğimiz etiketleri yapan, erteleyen, delege eden ve silen etiketleri hatırlıyor musunuz?
Birkaç madde ile bakalım;
- Acil ve Önemli = Yap. Olduğu gibi, şimdi yap.
- Önemli ve Acil Değil = Karar verin. Daha sonra yapın ve ne zaman yapacağınıza karar verin.
- Acil ve Önemli Değil = Temsilci. Görevi başkasına verin.
- Önemli Değil ve Acil Değil = Sil. Bunun için zaman kaybetmeyin.
İlginizi Çekebilir
Önceliklendirme Matrisi hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz > ozlemertav.com.tr/onceliklendirme-matrisi-nedir
5. Kurbağayı Ye
Ertelemenin başlamasına izin verirseniz, diğer her şey yavaşlar ve daha az başarı elde edersiniz. Mark Twain, önce kurbağayı yerseniz (kaçındığınız bu yapılacaklar listesi öğesi), günün geri kalanının sorunsuz bir yelkenli sürüyormuş gibi hissedeceğinizi tavsiye etti.
Güne nasıl başladığınız gerçekten ne kadar üretken olduğunuzu belirleyebilir. Önce en önemli görevinizi (MIT) belirlemek ve ortadan kaldırmak, diğer her şeyi başarmak için sizi hazırlayacaktır.
6. ABCDE Metodu ile Önceliklendirmenizi Kesin Yapın
Her şey önemli görünebilir, ama değil ve neyin olup neyin olmadığını bulmanın bir yolu var.
Listenizdeki her öğeye bakın ve ona A ile E arasında bir harf verin (A en yüksek önceliktir). Şimdi her A’ya, yapacağınız sıraya uygun olarak bir numara verin.
Her görevin bir harfi ve bir numarası olana kadar işlemi tekrarlayın. Neyin en öncelikli ve neyin D2 olduğunu daha net bir şekilde fark etmeye başlayacaksınız. Örneğin A da 2 tane işiniz var biri A1 diğeri A2 bu şekilde harf ve numaralandırabilirsiniz.
7. İşleri Gerçekçi Tutun
Listenizdeki her bir görevi tam olarak istediğiniz zamanda alamama ihtimaliniz yüksek. İşler değişir ve genellikle en az beklediğiniz anda değişir, bu nedenle yapabilecekleriniz konusunda esnek ve gerçekçi olmak önemlidir.
Kendinizi o kadar meşgul hissediyorsanız ve işlerinizi tamamlamak için düzenli olarak enerjiniz kalmıyorsa, hangi işlerin devredilip, hangi işlerin silinebileceğine daha yakından bakmanız gerekebilir. Bunun en kolay yolu yazmak.
8. %20 Görevinizi Belirleyin
Pareto ilkesi, gerçek verimlilik ve etkinlik nirvanasına ulaşmak için, çabanızın yüzde 20’sinden sonuçlarınızın yüzde 80’ini almanız gerektiğini belirtir. Bunu söylemek yapmaktan daha kolay olabilir, ancak uygulamaya koymak için kullanabileceğiniz bazı ipuçları vardır bu adımları izleyebilirsiniz.
Beş ana madde belirleyin. Sadece beş şeyi başarabilseydin bunlar ne olurdu?
Şimdi bunlardan üçünü seçin. Onlar neler?
Şimdi sadece birini seçin.
9. E-postanızı ve Mesajlarınızı Sık Sık Kontrol Etmeyi Durdurun
E-postanızı ve mesajlarınızı ya da sosyal medyayı bu kadar sık kontrol etmeyi bırakın. Yaklaşık 20.000 çalışan profesyonelden oluşan bir ankete göre, en başarılı olanların çok özel bir ortak özelliği vardı – gelen e-postaları, mesajları ve sosyal medyayı yönetmede inanılmaz derecede iyiydiler. Hangi e-postaların ve mesajların en yüksek önceliklerine bağlı olduğunu nasıl filtreleyeceklerini ve sosyal medyaya ne zaman zaman ayıracaklarını biliyorlardı ve odaklandıkları şey de bunları düzene koyarak yapmaktı.
10. Gözden Geçirin ve Yeniden Değerlendirin
Hayatlarımız sürekli değişiyor ve yıldızlar yapılacaklar listenizdeki her şey için asla mükemmel bir şekilde hizalanmayacak. Son teslim tarihleri ertelenir, projeler iptal edilir ve günlük yaşam yoluna girebilir. Benim önerim mutlaka bir ajandanız olsun, her gece yatmadan önce ertesi gün için programınıza bakmanızı ve işlerinizi gerektiği gibi gözden geçirmenizi ve yeniden değerlendirmenizi öneriyorum. Sabah acil olan bir durum akşam önem sırasını yitirmiş olabilir.
11. Modern Teknolojiden En İyi Şekilde Yararlanın
Kullanımı kolay bir zaman yönetimi ve planlama aracı, daha sistemli olabilmeniz için gerçekten yardımcı olabilir. Hayatınız ne kadar yoğun olursa olsun veya iş planınızda ne kadar çok şey olursa olsun, hepsini organize etmek işleri yapmak ve bitirmek için çok önemli olacak. Sizin için uygun olanı bulun ve kullanın.
12. Warren Buffet’tan (Amerikalı iş insanı) Bir İpucu Alın
Everest Dağı’nın uzun vadeli hedeflerine ulaşmanın yolunu kısaltmanın büyük bir kısmı, yola çıkan dağınıklığı ortadan kaldırmaktır.
Warren Buffet’ın kişisel yaşam koçuna en iyi 25 işinin bir listesini yapmasını söyledi. Daha sonra ona en önemli beş tanesini daire içine almasını söyledi. Diğer şeyler görünüşte önemli olabileceğinden, ilk beşe aynı enerjiyi hak etmiyorlardı. Önceliği ilk 5 olacaktı. Diğerleri zamanını bekleyebilirdi.
13. Yetki Veriyor musunuz? Çünkü Yapmalısın
Dört D’nin (Yap, Ertele ^geciktir^ Devret, Sil ^bırak^) “temsilci” kısmı, yardım istemek konusunda kendini rahat hissetmeyen bazı insanlar için zor olabilir, ancak bu, öğrenilmesi çok önemli bir beceridir. Stajyer veya yeni işe alınan kişi, işinizi nasıl yaptığınızı veya iş yerinin yeni bir işleyişini öğrenmeye hevesli olabilir. Ekibinizdeki başka biri belirli bir görevde sizden daha yetenekli olabilir. Bu sebepten işlerinizin bir kısmında yetki vermeyi her zaman düşünün.
Gerektiğinde belirli görevleri devretme konusunda rahat olmayı öğrenirseniz, görevlerinizi daha hızlı tamamlarsınız. İyi bir lider iş bölümü yapar, doğru kişiye doğru işi verir.
İlginizi Çekebilir
Bu kılavuzda etkili bir şekilde nasıl yetki verileceğini öğrenin:
Görevleri Etkili Bir Şekilde Nasıl Devredebilirsiniz? > ozlemertav.com.tr/gorevleri-etkili-bir-sekilde-nasil-devredebilirsiniz
14. Sızdıran Tekne Muamması
Tüm işlerinize, görevlerinize öncelik verirken zamanınızın ne kadar değerli olduğunu unutmayın. Yanlış önceliğe doğru çalışmak için harcanan zaman, boşa harcanan zamandır. Bir projeye (tekne) başlamak kolaydır, ancak sonucunu veya önem seviyesini değiştiren bir değişiklikle karşılaşırız (sızıntı), yine de onu bitirmeye mecbur hissederiz ve kendimizi batan bir teknede kürek çekerken buluruz. Bazen en iyi fikir, sızıntıyı düzeltmek yerine yeni bir tekneye geçmektir.
15. 5 Nedeni Uygulayın
Japon bir sanayici tarafından geliştirilen bu uygulama, bir önceliğin önemini belirlemek için kullanılan bu yöntem inanılmaz derecede basittir. İşte anlaşma:
Görevi ve neden önemli olduğunu yazın.
Görevin neden önemli olduğuna ne kadar az tekrar başvurmanız gerekiyorsa, o kadar önemlidir.
Kendinize bunun neden önemli olduğunu defalarca hatırlatmanız gerekiyorsa, görevi tamamlamanın faydası muhtemelen o kadar da önemli değildir. Önemli olan işler veya görevler ertelenmez.
İlginizi Çekebilir
Burada 5 Neden tekniği hakkında daha fazla bilgi edinin: Sorunları Verimli Bir Şekilde Çözmek için 5 Neden Yöntemi Nasıl Kullanılır? > ozlemertav.com.tr/sorunlari-verimli-bir-sekilde-cozmek-icin-5-neden-yontemi-nasil-kullanilir
16. Tümseklerin Sizi Rayından Çıkarmasına İzin Vermeyin
Kurbağanın sizi alt ettiği ve tabağınızdaki her şeyin bir karışıklık gibi göründüğü günler olacak. Herkeste var ve çoğu zamanda da hayatımızda olacak.
Herhangi bir proje yöneticisi, girişimci veya genel olarak başarılı kişi için önemli olan şey, bu listeyi geliştirirken ve üzerinde çalışırken tutarlı olacaktır.
Sızdıran tekneler ve devredecek kimsenin olmadığı zamanlar olacak. Bir adım geri atın, bu iş önceliklerine daha yakından bakın ve odaklanın. Yazdıklarınıza bakın, öncelikleri belirleyin ve adım atın.
Sonuç olarak
E-postaları kontrol etmek, sosyal medya, mesajlara bakmak, toplantılar ve günün geri kalanını yiyip bitiren önemsiz işler gibi iş günümüzün yalnızca yüzde 40’ını birincil görevlere harcıyoruz. Ancak etkin bir şekilde öncelik vermeyi öğrenirseniz, kısa sürede bu devasa yapılacaklar listesini yönetmenin daha kolay olduğunu ve yapılması gereken işleri bitirmenin daha hızlı olduğunu göreceksiniz!