İşlerin doğru ve zamanında yapılması için üretken olmak gerekir. Peki hangi görevlerin gerekli olduğunu ve hangilerinin bekleyebileceğini nasıl bileceksiniz? Cevap, Eisenhower Matrisi olarak da bilinen Önceliklendirme Matrisindedir.
İçindekiler
Matris, adını Dwight David Eisenhower’dan almıştır.
Eisenhower, ABD ordusunda bir general ve 1953’ten 1961’e kadar ABD’nin 34. Başkanıydı. Beş yıldızlı bir general ve ABD Ordusu’nda Yüksek Komutan olarak, Müttefiklerin Avrupa’yı işgali için strateji taslağı hazırladı.
Eisenhower, günlük olarak odaklanması gereken birçok görevden hangilerine öncelik vereceği konusunda her seferinde zor kararlar vermek zorunda kaldı. Böylece ünlü Eisenhower Matrisi veya Önceliklendirme Matrisi ile geldi.
- Önceliklendirme Matrisi Nedir?
- Önceliklendirme Matrisinin Faydaları
- Önceliklendirme Matrisinde 4 çeyrek
- Önceliklendirme Matrisi Ne Zaman Kullanılır?
- Önceliklendirme Matrisinin Nasıl Kullanılacağına İlişkin 6 Kolay İpucu
- Ücretsiz Matris Şablonu
- Çözüm
- Önceliklendirmeyle İlgili Daha Fazla İpucu
Önceliklendirme Matrisi Nedir?
Öncelik matrisi, görevlerinizi aciliyete göre derecelendirmek için bir araçtır. Atlamanız gereken kritik faaliyetleri ve görevleri bilmenize yardımcı olur ve proje yönetiminde, küçük işletmelerde veya kişisel görevlerde faydalı olabilir.
Eisenhower, matris hakkındaki en meşhur sözü olarak şunları söyledi:
“Acil olan çoğu görev önemli değildir ve önemli olan çoğu görev acil değildir.”
Bu alıntı, Eisenhower’ın zamanını yönetme konusundaki özdeyişi haline geldi.
Önceliklendirme Matrisinin Faydaları
Önceliklendirme matrisini kullanarak birçok avantajdan yararlanacaksınız. Bu aracın kullanımı basit ve kolaydır. Bu araç, bilinçli kararlar vermenize yardımcı olmanın yanı sıra şunları yapmanıza da olanak tanır:
- Karmaşık sorunları parçalamanıza yardım eder ve karar verme sürecinizi etkileyen çok sayıda faktör olduğunda hangilerine öncelik vereceğinizi belirlemenize yardımcı olur
- Önceliklerinizi açık ve objektif bir şekilde sıralayın
- Odak noktalarını belirleyin
- Neyin önemli olduğunu anlayın ve tartışma için bir temel oluşturun
- Önemli kararlar alırken bir kişinin desteğini alın
Önceliklendirme Matrisinde 4 Çeyrek
Önceliklendirme Matrisinde, ilk ve son olarak yapılacak seçimleri karşılaştırmaya yardımcı olan, projeleri önceliklendirmenize ve stratejik plan oluşturmanıza olanak tanıyan dört kadran vardır.
4 Çeyrekler şunlardır:
- Yapmak
- Programlamak
- Temsilci
- Bertaraf etmek/Ortadan kaldırmak
1. Yap
Yap, Önceliklendirme Matrisinin ilk çeyreğidir ve önemli faaliyetleri içerir. Yani, acilen gerçekleştirmeniz gereken görevler – krizler, son tarihler ve acil olarak ilgilenmeniz gereken ve yaşamınızla ilgili son derece alakalı sorunlar.
Bu çeyreğe hangi görevin düştüğünü nasıl bilebilirsiniz?
Önceliklerinizi analiz ederek başlayın ve ardından ‘şimdi yap’ kriterlerine girip girmediğini belirleyin. Görev bir gün içinde veya 24 ila 48 saat içinde gerçekleştirilebilirse, acildir.
Bu kategorideki görevleri öncelik sırasına koyarken uygulayabileceğiniz bir diğer yaklaşım da Mark Twain’in “kurbağayı ye” ilkesini benimsemektir. Bu ilke, en acil aktiviteleri uyanır uyanmaz yapmanızı önerir.
İşte pratik bir örnek.
Bir içerik stratejisi taslağı hazırlamanız ve yöneticinize bir rapor göndermeniz gerektiğini varsayalım. Bugün Cumartesi ve son teslim tarihi Pazartesi. Etkinliğin acil olduğunu söyleyebilir miyiz? Kesinlikle!
2. Program
Önceliklendirme matrisinin ikinci çeyreği Çizelge’dir. Önceliklendirme Matrisi, bu kategorideki görevleri önemli ancak o kadar da acil olmayan olarak sınıflandırır.
Bunlar, hemen son teslim tarihi olmayan uzun vadeli hedefler ve görevlerdir. Bu görevler meditasyon, günlük tutma, ders çalışma, aile zamanı ve egzersizi içerebilir.
Bu kadrandaki etkinlikleri başka bir dönem için planlayabilirsiniz. Örneğin, sağlık için egzersiz yapmalısınız, ancak bunu yapmak için zaman ayırmanız gerekir.
Bu etkinlikleri “Yap” veya “Acil” çeyreğine aktarılmayacak şekilde planlayın. Bunları gerçekleştirmek için yeterli zamanınız olduğundan emin olun.
3. Temsilci-Görevi Devretmek
Önceliklendirme matrisinin üçüncü çeyreği Temsilci’dir.
Bu görevler sizin için önemli değil ama diğerleri için oldukça acil. İşte burada ekip çalışması devreye giriyor.
Bu kategorideki görevleri teknik olarak gerçekleştirebilirsiniz, ancak bunları devretmek mantıklıdır . Görevleri devretmek, ilk iki çeyreğinizdeki faaliyetleri sürdürmek için daha fazla zamanınız olmasını sağlayacaktır. Yönetici bir liderseniz yardımcınız veya yardımcılarınız bu yüzden var.
Ayrıca, devrettiğiniz görevleri de izlemelisiniz. Devretmiş olsanız bile, görevi verdiğiniz kişi sizin sorumluluğunuzdadır.
4. Ortadan Kaldırın
Son çeyrek, üretkenlik katillerinizi yani üretkenliğinizi baltalayan durumları belirler. Hedefleriniz için önemli olmayan ve acil olmayan görevlerdir. Verimliliğinizi artırmanın tek yolu onları ortadan kaldırmaktır.
Örneğin, sürekli olarak telefonunuzu kontrol etmek, normalden fazla oyun oynamak, zamansız film izlemek veya video oyunları oynamaktır. Ayrıca, günlük ve haftalık programınızdan silmeniz gereken kötü alışkanlıklarınız da olabilir.
Başarılı insanlar, neyin önemli olduğunu öncelik sırasına koymayı ve ona bağlı kalmayı öğrenmiştir. Bir görev için daha iyi birini bulmayı veya daha az önemli görevleri ortadan kaldırmayı öğrenmiş kişilerdir.
Önceliklendirme sistemlerini tasarlamış iki ilham verici kişiliği ele alalım.
Warren Buffet, hangi görevin en fazla ilgiyi hak ettiğini belirlemek için iki listeli bir önceliklendirme modeli geliştirdi. Sonuç olarak, önemli ve yararlı olan ancak önceliklerin başında olmayan şeyleri atlamaktır.
Bir iş danışmanı, pazarlamacı, kendi kendini yetiştirmiş milyoner ve yazar olan Mark Ford, kendi stratejisini tasarladı:
“En önemli öncelik üzerinde çalışmaya başlayın, ara verin, en önemli ikinci görev üzerinde çalışın, ara verin, sonra daha az önemli faaliyetleri ve diğer kişilerden aldığı görevleri öğleden sonraya kadar sıralayın.”
Önceliklendirme Matrisi Ne Zaman Kullanılır?
Seçenekleri karşılaştırmak ve önceden tanımlanmış seçim kriterlerine göre seçenekleri sıralamak istediğinizde her zaman bir öncelik matrisi kullanmalısınız. Bu yöntem, aşağıdakileri yapmak istediğinizde işinize yarayacaktır:
1. Projelere Öncelik Verin
Her proje eşit olarak oluşturulmaz. Proje ekipleri ve yöneticileri, projeyi tamamladıktan sonra belirlenen hedeflere ulaşmak için çok çeşitli gizli gündemlerle mücadele etmek zorundadır. Zaman ve diğer değerli kaynakları boşa harcamamak için, proje ekipleri kendileri için en faydalı olan projelere öncelik vermek için seçim kriterleri belirlemelidir. Bu görevlerin uzun vadede başarılı bir şekilde uygulanma şansı da yüksek olmalıdır.
2. Zamanı Daha İyi Yönetin
Standart bir yapılacaklar listesi artık üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olmuyorsa, önceliklendirme matrisi sizin için ideal araç olacaktır. Acil ve kritik olan, hemen tamamlanması gereken ve internette boş boş gezinmek gibi kaçınılması gereken zaman alıcı görevleri belirlemenize yardımcı olacaktır.
3. Konsensüs Sağlayın (Tartışmalı bir konuda uzlaşılarak ulaşılan genel görüş birliği, uzlaşı, uzlaşım)
Bir pazarlama müdürü olarak, departmanınızın muhtemelen dikkatinizi çekmek için rekabet eden birkaç projesi vardır. Öncelik verilmesi gereken projeleri belirlemenize yardımcı olacak mantıklı ve gerçeklere dayalı bir sürece ihtiyacınız var. Sorduğunuz kişiye bağlı olarak, öncelikler farklılık gösterecektir. Ekip üyelerinizden, belirli bir alanda kapsamlı araştırma yapmalarını isteyebilirsiniz, başka birinden marka stratejisi oluşturmaya odaklanmasını isteyebilirsiniz. Gerekli zamanda ekibinizi teşvik etmeniz gerekecektir. Basit bir önceliklendirme sohbeti, çatışmaları çözmek ve bir fikir birliğine varmak için seçenekleri karşılaştırmanıza yardımcı olacaktır.
Önceliklendirme Matrisinin Nasıl Kullanılacağına İlişkin 6 Kolay İpucu
Önceliklendirme Matrisini kullanmak, bu konuda yeniyseniz zor olabilir, ancak birkaç basit adımı izleyerek onu mümkün olan en iyi şekilde kullanmayı öğrenebilirsiniz.
1. Önceliklerinizi Listeleyin ve Sıralayın
Bir günde gerçekleştirmeniz gereken tüm görevleri belirleyin. Ardından bunları aciliyet ve önem derecesine göre ağırlıklı kriterlerle sınıflandırın.
Hızlı işlem gerektiren herhangi bir etkinliği tanımlayın. Örneğin, içerik stratejinizi belirleyip göndermezseniz içerik yazarları yazamaz ve çalışamaz. Bu, yüksek öncelikli bağımlılıkları kontrol etmeniz gerektiği anlamına gelir.
2. Değeri Tanımlayın
Bir sonraki adım, önemini incelemek ve bunlardan hangisinin işletmenizi veya kuruluşunuzu en çok etkilediğini değerlendirmektir. Genel bir kural olarak, hangi görevlerin diğerlerinden daha yüksek önceliğe sahip olduğunu kontrol edebilirsiniz. Örneğin, herhangi bir dahili işle ilgilenmeden önce müşterinin gereksinimlerini öğrenmeniz gerekir.
Görevin kuruluştaki insanları ve müşterileri nasıl etkilediğini inceleyerek de değeri tahmin edebilirsiniz. Özetle, bir görevin insanlar veya organizasyon üzerindeki etkisi ne kadar fazlaysa, öncelik de o kadar yüksek olur.
3. En Zahmetli Görevi Üstlenin
Erteleme tembelliğin bir belirtisi değildir, ama kaçınma öyledir. Gerçek şu ki, genellikle yapmak istemediğiniz görevlerden kaçınacaksınız. Bazen bana ürkütücü gelen veya zor gelen görevi veya görevlerimi ilk iş olarak halletmeye koyulurum.
Bu görevler yemeniz gereken kurbağalar olarak adlandırdı. Bu, gerekli görevleri ertelediğinizde üzerinizde baskı oluşturan rahatsız edici korkuyu ortadan kaldıracaktır. Sonraki görevlere daha rahat odaklanabileceksiniz. Önceliklendirme Matrisinin yardımcı olabileceği yer burasıdır; “Yap” kurbağalarını hemen ye.
Ertelemenin üstesinden gelmek için yardıma ihtiyacınız varsa, bu makaleye göz atın > ozlemertav.com.tr/ertelemenin-ustesinden-nasil-gelebilirsiniz
4. Sizin İçin Neyin Önemli Olduğunu Bilin
Bu kozmosta bulunduğunuz sürece, her zaman hedeflerinize aykırı olabilecek farklı seçimlerle karşılaşacaksınız. Örneğin, aşırı seyahat gerektiren harika bir terfi, sizi önemli ilişkilerden soyutlayacaktır. Öncelik bilincine sahip değilseniz, önceliğiniz aileniz olsa bile bunu kabul edebilirsiniz.
Bu nedenle, sizin için neyin önemli olduğunu belirlemek, gereksiz şeylere ödün vermemek demektir. Bu şekilde kendinizi bu durumdan korumuş olursunuz.
Yogi Berra bunu şu şekilde yazdı:
“Hedefinizi bilmiyorsanız, başka bir yere varabilirsiniz.”
5. Düzenli “Çalışmama” Zamanı Belirleyin
YouTube CEO’su Susan Wojcicki, e-postalarını 18:00 ile 21:00 arasında kontrol etmemek için bir kural koydu. Bir CNN Business raporuna göre, Google yeni başladığında doğum izni talep eden ilk kadındı. YouTube’un CEO’su olmasına rağmen ailesiyle akşam yemeğine öncelik veriyor.
İş dışındaki ilişkilerimize ve ilgi alanlarımıza zaman ayırmak mümkün mü?
Elbette ve bu yüzden “işsiz” zamanınızı belirlemeniz gerekiyor. Bu yaklaşım, bir sonraki görev için enerji seviyenizi yenilemenizi sağlayacaktır. Ayrıca, normal çalışma alanınızda olmadığınız için iç gözlem yapmak için en iyi konumda olacaksınız.
6. Ne Zaman Duracağınızı Bilin
Bazen listenizdeki her şey size önemli gelebilir. İş yükünüzü önceliklendirip tahminlerinizi değerlendirdikten sonra, kalan görevleri öncelik listenizden çıkarın ve en acil ve önemli işlerinize odaklanın.
Ücretsiz Matris Şablonu
Çözüm
İş yerinde başarılı olmak yeterli değildir. Ailenize ve hayatınızda önemli bir ilişkiye zaman ayırdığınızdan emin olun. Özellikle de kendinize zaman ayırmayı ihmal etmeyin.
İlk adımı atmak, başlamak ve zaman bulmak zor olabilir, ancak Önceliklendirme Matrisini kullanarak biraz pratik yaparak, daha üretken olduğunuzu ve zamanınızı sizin için önemli olan şeyler arasında daha iyi bölebildiğinizi göreceksiniz.