5 Tip erteleyici vardır. Bazen hepimiz ertelediğimiz şeylerden dolayı kendimizi suçlarız; her zaman elimizdeki işten daha ilginç ve önemli bir şey vardır. Son teslim tarihi bizim en büyük ilham kaynağımız olduğundan genellikle bunun önemli olmadığını düşünürüz ve ilham aldığımızda en iyi işimizi yaparız. Hatta çeşitli erteleme türlerinin kurbanı olurken bu konuda şaka bile yapabiliriz. Sınavımız vardır ama son güne bırakırız ya da hiç çalışmayız.
İçindekiler
Erteleme, acil bir görevi geciktirmek veya ertelemek anlamına gelir ve üretkenliğe büyük ölçüde zarar verebilir.
2015’te yapılan bir anket, ortalama olarak bir kişinin yılda 55 günden fazlasını ertelemekle kaybettiğini, her gün yaklaşık 218 dakikayı önemsiz şeyler yaparak harcadığını ortaya çıkardı. İşte matematik:
218 dakika/gün x 365 = 79570 dakika = 55,3 gün
Bu çok fazla zaman kaybı!
Ertelemeyle özüne kadar mücadele etmeliyiz. Erteleme denilen bu kötü alışkanlığın daha fazla farkına varırsak bunu yapabiliriz. Ancak o zaman hedeflerimize ulaşmayı başarabiliriz.
Beş tür ertelemeyi öğrenin ve hangi tür ertelemeci olduğunuzu belirleyin, önlem almaya de değiştirmeye başlayın.
Farklı Erteleme Türlerini Öğrenin
İşleri neden kolayca ertelediğinizi belirlemenize yardımcı olmak için işte beş farklı erteleme ve erteleme davranışı türü. Hepsi ile ilgili fikir edinin ki çözmeniz kolay olsun.
Tip 1: Mükemmeliyetçi
Küçük ayrıntılara çok fazla önem verenler onlardır. Mükemmeliyetçi biri, her ayrıntıyı doğru yapma konusunda strese girdiğinden, elindeki göreve başlamaktan korkar. Devam etmekten çok korktukları için başladıklarında bile süreçte sıkışıp kalabilirler.
MÜKEMMELİYETÇİLERE TAVSİYELER
Ayrıntılara olan takıntınızın tüm zamanınızı almasına izin vermek yerine, görevlerinizin amacı konusunda net olun ve bu tür ertelemelerle başa çıkabilmek için her birine bir zaman sınırı atayın. Bu sizi odaklanmaya ve görevinizi zaman çerçevesi içinde bitirmeye zorlayacaktır .
Örneğin: Bir rapor yazacaksanız öncelikle raporun amacını net bir şekilde belirtin.
Raporun amacı son birkaç aydaki verilerde meydana gelen değişiklikleri sunmaksa, bir sürü zarif kelime yazmak için çok fazla çaba harcamayın; bunun yerine rakamlara ve grafiklere daha fazla odaklanın. Hedefe ulaşılabileceğinizden emin olun. Hedefe ulaşmanıza yardımcı olmayan şeyler üzerinde çalışmayın. Odak noktanızdan sapmayın, odaklanmanıza nelerin engel olduğunu keşfedin.
Odaklanmanıza Engel Olan 8 Başlık Nedir?
Her şeyin mükemmel olmasına gerek yok. Bir görev için bir hedef belirleyin ve kendinizi aşırı zorlamaktan kaçınmak için bu işe harcayacağınız zaman ve çaba miktarını belirleyin.
Tip 2: Hayalperest
Bu, harekete geçmekten çok ideal planı yapmaktan hoşlanan biri. Son derece yaratıcıdırlar ancak bir görevi gerçekten bitirmekte zorlanırlar.
HAYALPEREST İÇİN TAVSİYELER
Bu erteleme türüyle kendinizi sonsuz hayal gücünüze kaptırmamak için, temel alarak her gün için spesifik (ve ulaşılabilir) hedefler belirleyerek ilerleyin. Ufak ama gerçekleşebilir hedefler. Bir hedef belirleyin ve planı hemen harekete geçebileceğiniz küçük görevlere bölün.
Örneğin: Rüyanızda her gün erken kalktığınızı görüyorsanız, bunun için net bir hedef belirleyin: “3 hafta sonra her gün sabah 6:30’da uyanacağım.”
Ardından bu hedefi daha küçük görevlere bölün:
- Bu geceden itibaren saat 23:00’ten önce uyuyacağım.
- Uykuya geçmenizi hatırlatması için alarmı ayarlayın.
- Erken uyuyabilmek için aktivitelerinizi daha erken planlayın.
- 1. hafta, çalışma dışı günlerde bile sabah 7:30’da kalkacağım.
- Hafta sonları sabahları koşuya veya yüzmeye gideceğim.
Ayrıca çalışırken ilerlemenizi de düşünmelisiniz. Her göreve ilişkin girdi ve çıktılarınızı takip edin, böylece hangi görevlerin çok az öneme sahip, hangilerinin yalnızca zaman kaybı olduğunu kolayca anlayabilirsiniz. Bu, olumlu sonuçlar getiren, üretkenliği artıran şeyleri yapmaya odaklanmanıza yardımcı olabilir.
Sadece plan yapmayın; bunlara önlem alın. Yapılması gereken tüm görevlerin bir listesini yapın ve bunları tek tek yürütün.
Tip 3: Kaçınan / Kendini Sabotajcı
Kaygılı insanlar, başaramayacaklarını düşündükleri görevleri üstlenmekten korkarlar. Hata yaptıklarında başkaları tarafından yargılanmaktansa işi ertelemeyi hatta hiç yapmamayı tercih ederler.
KAÇINANLARA TAVSİYELER
Sosyal medyada gezinmenin cazip göründüğünü biliyorum, ancak sosyal medyada gezmeyi yapılacaklar listenizin ilk işi yapmayın. Çoğu zaman sosyal medyada olanlar önemsizdir, ancak siz farkına bile varmadan zamanınızı ve zihinsel enerjinizi çalarlar.
Bunun yerine, bu tür ertelemeyle mücadele etmek için ilk önce en kötüsüne odaklanın. Sabahınızı en zorlayıcı bulduğunuz şey üzerinde çalışarak geçirin. Bu size bir başarı duygusu verecek ve önümüzdeki verimli gün için ivme kazanmanıza yardımcı olacaktır.
Görevlerinizi daha küçük alt görevlere ayırmaya çalışın. Belirli bir görev için ne kadar zamana ve enerjiye ihtiyaç duyulduğunu anlayın ve gerçekçi hesaplamalar yapın.
Örneğin: 2000 kelimelik bir ödev çok fazla zaman ve çaba gerektiriyor gibi görünüyor ve üzerinde çalışmaya başlamak bile korkutucu görünüyor. Ancak daha az korkutucu görünmesi için bunu daha küçük parçalara ayırmanın bir yolu var mı?
Bunu deneyebilirsiniz:
- Giriş: yaklaşık 100 kelime (15 dk)
- İçerik tablosu (5 dk)
- Mali durum raporu: 100 kelimelik destekleyici metinden oluşan bir grafik (20 dk)
- Vaka çalışması: Her biri yaklaşık 400 kelimeden oluşan yeni iş modelini temel alan 3 vaka (her biri yaklaşık 40 dakika)
- Sonuç: yaklaşık 800 kelime (30 dk)
Artık çok daha kolay görünüyor mu?
Günün en zorlu göreviyle başlayın; bunu başarmak size başarı duygusu verecek ve diğer tüm görevlerin çok daha kolay görünmesini sağlayacaktır. Görev zorsa, kolaylaştırmak için onu daha küçük görevlere bölün. Başarmanın hazzı diğer işlerinize başlayıp bitirmenizde yardımcı olacaktır.
Tip 4: Kriz Yaratan
Kriz yaratan kişi kasıtlı olarak işi son dakikaya kadar erteler. Son teslim tarihlerini (krizleri) heyecan verici buluyorlar ve baskı altında çalışırken en iyi şekilde çalıştıklarına inanıyorlar, bu da zamanlarını kötü yönetmelerine neden oluyor.
KRİZ YARATANA TAVSİYELER
Daha iyi performans göstereceğiniz için işi aceleye getirmek zorunda kalmak sadece bir yanılsamadır çünkü size daha sonra işi daha iyi hale getirmek için gözden geçirme fırsatı bırakmaz.
Eğer işi hep son dakikaya bırakıyorsanız İtalyan girişimci Francesco Cirillo’nun geliştirdiği Pomodoro tekniğini kullanmayı deneyin.
Bu teknik kısa, yoğun odaklanmış çalışmadan sonra toparlanıp yeniden başlamak için kendinize kısa bir mola vermeye odaklanır.
Örneğin: Bir zamanlayıcı kullanın ve karmaşık çalışmanızı küçük, yönetilebilir oturumlara bölün. Küçük seanslar arasında, iyileşmek için kendinize bir mola verin.
Beyninize düzenli bir mola vermek, beyninizin enerjisini yeniden şarj ederek performansınızı artırabilir; görevleri daha erken tamamlamak, işinizi daha da iyi hale getirmek için tekrar yapmak için bolca zamanınızın olmasını sağlar.
İşinizi 11. saatte bitirmeye çalışmayın. Bunun yerine zaman yönetimi tekniklerini kullanın, böylece her zaman son teslim tarihlerinin önünde olursunuz.
Tip 5: Meşgul Arı
Bu tür erteleyenler telaşlı olanlardır. Görevlere öncelik vermekte zorluk yaşarlar çünkü ya çok fazla görev vardır ya da çabalarına değmeyecek şeyler üzerinde çalışmayı reddederler. Kendileri için en iyi görevi nasıl seçeceklerini genelde bilmezler ve herhangi bir karar almayı ertelerler.
MEŞGUL ERTELEYENLERE TAVSİYELER
Bu tür bir ertelemeyle karşılaştığınızda önceliklerinizi doğru bir şekilde belirlemeniz gerekir. Önemli görevler acil olanlara göre öncelikli olmalıdır çünkü “acil” her zaman önemli anlamına gelmez. Sadece belli bir miktar zamanınız ve enerjiniz var ve bunu önemli olmayan şeylere harcamak istemezsiniz.
Görevinizin amacını ve beklenen sonucu belirleyin. Önemli görevler uzun vadede değer katan görevlerdir.
“Lütfen en kısa sürede bana geri dönün” yazan bir e-postayı yanıtlamak acil görünebilir, ancak bu e-postayı yanıtlamadan önce bunun diğer görevlerle karşılaştırıldığında ne kadar önemli olduğunu düşünün.
Örneğin: Bir müşteri tarafından bir projenin ilerleyişi hakkında soru soran bir e-postanın gönderildiğini ve ona mümkün olan en kısa sürede yanıt vermenizi istediğini düşünün; Aynı zamanda elinizdeki tüm projeleri etkileyen lojistik sorununu çözmekle ilgili başka bir göreviniz daha var. İlk önce hangisini ele almalısınız?
Bir e-postayı yanıtlamanın zaman maliyeti düşüktür, ancak yalnızca bir müşterinin isteğini karşıladığınız için faydası da çok düşüktür. Lojistik sorununu çözmek muhtemelen çok daha fazla zaman alır, ancak aynı zamanda buna çok daha fazla değer verir çünkü sorunu çözerek elinizdeki tüm projeleri kurtarırsınız ve tüm şirkete fayda sağlarsınız.
Acil ve önemli görevleri belirleyin. Başka şeylerle zaman kaybetmek yerine öncelikle bunlar üzerinde harekete geçin.
Alt çizgi
Erteleyenlerin özelliklerinin çoğunun zihniyetleriyle ilgili olduğunu fark edebilirsiniz. İnsanlar korkudan dolayı işlerini erteliyor. İşte tam da bu nedenle işe ve hayatınıza karşı tutumumuzu değiştirmek, ertelemeyi durdurmamıza yardımcı olabilir.
Zihniyetinizi değiştirmek çok fazla iş gibi görünebilir, ancak her gün en küçük şeyleri yaparak, hedefleri belirlemekten görevleri parçalara ayırmaya ve her görevin değerlerini değerlendirmeye kadar işi nasıl hallettiğinize alışırsınız.
Sevgiyle…