1896’da İtalyan topraklarının yaklaşık %80’inin nüfusun %20’sine ait olduğunu keşfeden on dokuzuncu yüzyıl İtalyan iktisatçısı Vilfredo Pareto’nun adını taşıyan 80 20 Kuralı veya Pareto İlkesi, iş ve yaşamda yaygın bir aksiyom haline geldi.
İçindekiler
İlke 1992’de, dünya servetinin kabaca %80’inin nüfusun %20’sinin elinde olduğunu gösteren bir Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı raporunda vurgulandı. İşletmeler, satışlarının %80’inin müşterilerinin %20’sinden geldiğini bildirdi ve Microsoft, ilk %20’yi düzeltirlerse, en çok bildirilen hataları, yazılımlarındaki sorunların %80’ini ortadan kaldırdıklarını keşfetti.
Görünüşe göre Pareto İlkesi hayatımızın bir çok alanında fark etmesek de bizimle.
Kendi verimliliğimiz söz konusu olduğunda, sonuçlarımızın %80’inin çabalarımızın %20’sinden gelmesi ilkesi uygulanabilir. İşin püf noktası, %20’nin ne olduğunu bulmaktır, böylece en fazla çabamızı bu %20’ye uygulayabiliriz ve istediğimiz sonuçları vermeyen %80’i ortadan kaldırabiliriz.
Peki bunu nasıl yapacağız?
- 80/20 Kuralı Nasıl Çalışır?
- 80/20 Kuralı Örneği Nedir?
- 80/20 Kuralı Nasıl Yanlış Uygulanır?
- Verimlilik İçin 80/20 Kuralı Gerçekten Nasıl Kullanılır?
- Sonuç Olarak
80/20 Kuralı Nasıl Çalışır?
Pareto, toplumdaki insanların iki kategoriye ayrıldığını fark etti:
- Para ve nüfuz açısından en üst yüzde 20’yi oluşturan “hayati azınlık”.
- Aksi haliyle en alttaki yüzde 80 olarak bilinen “önemsiz çoğunluk”.
Bunu daha fazla araştırdıkça, bu ayrımın sadece para ve nüfuz için değil, diğer alanlar için de geçerli olduğunu keşfetti. Hemen hemen tüm ekonomik faaliyetler onun önceki gözlemine tabiydi.
O sırada İtalya’nın servetinin %80’inin nüfusun sadece %20’si tarafından kontrol edildiğini gözlemledi.
Evrensel bir gerçeğe indirgenirse: her şey eşit yaratılmamıştır. Her girdi aynı çıktıya yol açmaz.
Elbette — ideal bir dünyada, zamanınızın her dakikası, harcadığınız her zaman, gündeminizdeki her karar eşit derecede önemli olacaktır. Ama gerçek dünyada, gerçekten önemli olan yaptığınız şeyin sadece %20’sidir.
Yani bu sizin için ne anlama geliyor?
İşte size önemli olan çıkarım: Çabalarınızı, zamanınızın karşılığını en büyük şekilde verecek olan %20’ye odaklamalısınız. Dikkatiniz sınırlı bir kaynaktır. Bu nedenle, zaman yönetiminizde stratejik olmak ve önemli konularda harcadığınız zamanı en üst düzeye çıkarmaya çalışmakla ilgilidir.
Önemsiz endişelerle dikkatinizi dağıtmayın. Zamanınızı en önemli olanla meşgul edin.
80/20 kuralını hayatınızdaki hemen hemen her şeye uygulayabilirsiniz. Etkili hedefler belirlemek veya Çalışma programınızı düzene sokmak için çabalayın ve eşit olarak aile hayatınıza, iş hayatınıza veya spor hedefinize ya da daha fazlasına uygulayabilirsiniz.
80/20 Kuralı Örneği Nedir?
80/20 kuralı her yerdedir. Nasıl çalıştığını öğrendikten sonra, hayatınızın hemen hemen her alanında onu tanımaya başlayacaksınız.
İş dünyasında çok önemli olan bir örnek var. Müşterilerin yaklaşık %20’sinin bir şirketin satışlarının %80’ini oluşturduğu bir gerçektir.
Bir şirketin tüketicilerinin üst tabakası, sadık büyük harcama yapanlardır. Her zaman şirketle birlikte olanlardır ve daha yüksek fiyatlara sahip olsa bile asla vazgeçmezler.
Akıllı şirketler, enerjilerini sadık olan müşterileri ile uzun vadeli bir ilişki sürdürmeye odaklarlar. Sadık bir müşteriye zaman ve emek harcamak mantıklı olan yatırımların kazançlı bir getirisidir.
Bu kuralın gelişmesinden bu yana, insanoğlu bu özel oranı her türlü durumda kullanmıştır. Oran her zaman kesin olmasa da birçok sektörde ve hayatta bu kuralın uygulandığını görüyoruz. Örnekler:
- Stratejik yatırımların %20’si sermayenizin %80’ini oluşturabilir.
- Bağışçıların %20’si, bağış toplama etkinliğinize %80 katkıda bulunabilir.
- Instagram hesabınızın %20’si, trafiğin %80’ini web sayfanıza çekebilir.
- Satış temsilcilerinin %20’si toplam satışlarınızın %80’ini oluşturur.
- Müşterilerin %20’si toplam kârın %80’ini oluşturur.
- Gelirin %80’i çalışanlarınızın %20’sinden kaynaklanacak.
80/20 Kuralı Nasıl Yanlış Uygulanır?
Basitçe, 80/20 kuralı ‘hayati azınlığın yasası’dır. Birkaç görevin, zamanın veya yatırımın diğerlerinden daha değerli olduğu bir önem hiyerarşisidir.
Ancak ne yazık ki 80/20 ilkesi çok yaygın olduğu için kavram çoğu zaman yanlış anlaşılmıştır.
Bu 3 efsane sizi yanıltmasın:
1. 80 + 20 = 100
Bazen insanlar bir pasta grafiği ile 80/20 kuralını açıklayan bir diyagram oluşturmaya çalışırlar. Pasta grafiğin beşte biri %20 ve geri kalanı %80 olarak etiketlenmiştir. Temel matematik becerilerine sahip olanlarımız bunun %100’e nasıl ulaştığını görebilirken, hesaplama kuralın ne olduğunu baltalıyor.
80/20 kuralı, girdinin %20’sinin çıktının %80’ini oluşturduğunu iddia eder. Girdiler ve çıktılar aynı şey değildir ve bu nedenle aynı pasta grafiğine yerleştirilemezler. Sonuçların %55’i girdilerin %3’ü tarafından yaratılsaydı, 80/20 kuralı da 55/3 kuralı olarak adlandırılabilirdi.
Rakamlara takılmayın. Hem 80 hem de 20, bir tür dengesiz dengenin sadece örnekleridir. Toplamlarının 100 olması bir tesadüf.
2. %80’i ortadan kaldırmak
80/20 kuralına karşı duyduğum bir argüman şöyle: “80/20 kuralını uygulamaya devam ederseniz, israf eden %80’i ortadan kaldırırsanız, sonunda hiçbir şeyiniz kalmaz.” Sanırım bu noktayı tartışan insanlar, kuralın gerçek, matematiksel bir yorumunu kullanarak zeki olduklarını hissettiler.
Bir kez daha, buradaki sayılar o kadar önemli değil. Gerçek uygulamalar daha az matematikseldir. Sınırlı bir zamanınız olduğunda, mümkün olan her görevi yerine getiremeyeceksiniz. 80/20 kuralı, normalde gerçekleştirebileceğiniz tüm görevleri gözden geçirmenizi önerir. En çok sonucu yaratan ilk %20’yi seçin ve onlara odaklanın. Kalan ne kadar zamanınız olursa olsun, daha az üretken olan %80’e harcanabilir.
3. 80/20’den Mükemmelliğe
Kuralın yanlış uygulandığını görmemin bir başka yolu da beceriler oluştururken %80 yetkin olmak iki yıl alabilir. Ancak bu son %20’lik beceriyi elde etmek için 8 yıl daha harcamanız gerekiyor. Bu, kuralın adil bir kullanımı olsa da becerilerle ilgili tavsiyeler genellikle 80/20 kuralına aykırıdır. Bu son %20’ye olan ihtiyacı ortadan kaldırmak yerine, zamanınızın çoğunu son %20’de ustalaşmak için harcarsınız.
80/20 kuralının amacı, girdilerin verimsiz %80’ini küçümsemeniz veya en aza indirmeniz gerektiğidir. Elbette bu kuralın uygulanmadığı zamanlar vardır. Bir beceride uzmanlaşmak, 80/20 tavsiyesinin hatalı olduğu alanlardan biri olabilir.
Ancak, 80/20 kuralının tersini önererek, burada gerçekten 80/20 kuralının uygulamada olduğunu iddia edemezsiniz. Bu, “Acele eden ziyan eder” demek, “tereddüt eden kaybeder” demekle aynı nasihat gibidir.
Verimlilik için 80/20 Kuralı Gerçekten Nasıl Kullanılır?
Üretkenliğinizi artırmak için 80/29 kuralını şu şekilde uygulayabilirsiniz :
1. Neyi Elde Etmek İstediğiniz Konusunda Kesinlikle Açık Olun
Bunu yapmanın en kolay ve en etkili yolu, elde etmeye çalıştığınız şey konusunda kesinlikle net olmaktır.
Ulaşmak istediğiniz sonuç nedir? Çoğu insan, neyi başarmak istedikleri konusunda netlik kazanamaz ve bu nedenle genel hedefe büyük bir katkı sağlamayacak şeyler üzerinde çalışmaya kendini kaptırır.
Örneğin, ev taşımak için bir projeniz varsa, duvarların rengini, hangi mobilyaları istediğinizi ve bahçede hangi bitkileri alacağınızı tartışmak için çok fazla zaman harcamak sizi taşınma konusunda çok fazla ilerletmez.
Bunun yerine, evi kaç oda ve hangi konumda istediğinize karar vermek size bir emlakçıya gidebileceğiniz çok daha önemli veriler verecektir. Doğru evi, bahçenizdeki renkleri, mobilyaları ve eşyaları tartışmaktan çok daha hızlı bulacaksınız.
Herhangi bir projeye başlamadan önce, projeyi tamamlamak için gereken tüm görevlerin bir listesini yapın ve ardından projenin tamamlanmasına en büyük katkıyı sağlayacak görevleri işaretleyin veya vurgulayın. Bu görevler, sizi projeyi tamamlamanın %80’ini alacak olan görevlerin %20’si olacaktır. Bunlara odaklanın.
2. Majör (büyük) ve Minör (küçük) Hedefleriniz Nelerdir?
Bu soruları sorduğunuzda, her gün yaptığınız işin, ulaşmaya çalıştığınız genel hedefe doğrudan katkısı olan çalışmalarınız olup olmadığını belirlersiniz. Çalışmanızın diğer bölümlerinin bu amaca doğrudan katkısı yoktur, ancak temizlik işleri olarak tanımlanabilir. İşin püf noktası onların ne olduğunu bilmek.
Brian Tracy, ( Brian Tracy, Kanadalı-Amerikalı bir motivasyonel konuşmacı ve kişisel gelişim yazarıdır. Düzinelerce dile çevrilmiş seksenin üzerinde kitabın yazarıdır. Popüler kitapları, Gerçekten Değerini Kazan, O Kurbağayı Ye!, Mazeret Yok! Öz-Disiplin Gücü ve Başarı Psikolojisi.) satış sürecinde sık sık bundan bahseder.
Büyük zaman (majör), onlarla konuşurken müşterinin önünde olduğunuz zamandır.
Küçük zaman (minör), müşteriye seyahat etmek veya ofiste satış yöneticinizle toplantılarda bulunmaktır.
Tabii ki, müşterinizi görmek için seyahat etmek veya satış yöneticinizle görüşmek önemlidir, ancak bunlar doğrudan satış performansınıza katkıda bulunmazlar, bu nedenle küçük bir süre olarak sınıflandırılır.
Yıllar önce satıştayken, satış yönetici ekibiniz arasında popüler olsanız da satış raporlarınızı her gün titizlikle yazarsanız, bunu yapmanın satış performansını iyileştirmediğini öğrendim. Şirketimizdeki en iyi satış elemanlarının, kötü yönetici itibarı olan ve ofiste daha popüler olmayan kişiler olduğunu gözlemledim. Mesele şu ki, en iyi satış elemanlarıydılar çünkü müşterinin önünde olmanın daha yüksek satışlara yol açtığını ve sonuçta daha yüksek maaşlara yol açtığını anladılar.
Geçen haftaki takviminize bir göz atın ve hedefleriniz üzerinde en büyük olumlu etkiye sahip olan hangi görevleri yaptığınızı belirleyin. Ardından, gelecek hafta bunlardan daha fazlasını yapmayı planlayın, böylece istediğiniz sonuçların %80’ini elde etmek için alacağınız görevlerin %20’si üzerinde çalışıyorsunuz.
3. Düşünmeyi Bırakın, Yapmaya Başlayın
Kendi işlerini geliştirmeleri için onlara koçluk yaparken birçok müşterimde bununla karşılaşıyorum. Planlama ve düşünmeye çok fazla zaman harcıyorlar.
Artık kendi işinizi kurarken fikirleri planlamanın ve geliştirmenin yeri var, ama bir çizgi var. Zamanınızın %80’ini düşünmeye ve planlamaya harcarsanız, işiniz başlamaz. İlk adımı atamazsınız ve devamı gelmez.
Basit bir örnek alalım. YouTube kanalıma ilk başladığımda, ne tür videolar üreteceğimi planlamak için bir hafta harcadım ve ardından kayıt yapmaya başladım. İlk videom berbattı, ancak videoları haftalarca yayınlama süreci, kanalımın büyümesini hızlandıran videolar üretmenin daha iyi yollarını öğrenmeme yol açtı.
İçeriği üretmeyen, kopyalayan, ne yapmak istediğini planlayan ve düşünen çok fazla insan görüyorum. Hangi mecra için üretiyor olursanız olun, zamanınızın %80’ini içerik üretmeye ve %20’sini içeriğinizi planlamaya harcarsanız, olumlu sonuçlar göreceksiniz. Bu oranı tersine çevirirseniz, sonuç olarak fazla bir şey göremezsiniz.
Şimdi bir an durun ve kendinize sorun:
“Bugün bana en çok arzu ettiğim sonuçların %80’ini verecek ne yapabilirim?”
4. Zamanınızı Nasıl Harcadığınızı İncelemek İçin Takviminizi Kullanın
Her hafta zamanınızı nasıl harcadığınızı görmek söz konusu olduğunda, takviminiz en güçlü analitik aracınızdır.
Zaman ve Mekân Yaratmak için Takvim Nasıl Kullanılır? Buradan göz atabilirsiniz > ozlemertav.com.tr/zaman-ve-mekan-yaratmak-icin-takvim-nasil-kullanilir
Günlük zamanınızın çoğunu toplantılarda ve iş arkadaşlarınızın sorunlarıyla uğraşarak geçirdiğinizi görürseniz, gerçek sonuçların olduğu %20’ye odaklanmadığınızı fark edeceksiniz.
Size sonuçlarınızın %80’ini veren etkinlikleri yazmak için zaman ayırdıysanız, zamanınızı nerede harcadığınızı görmek için haftanın sonunda takviminizi gözden geçirin, ayarlamalar yapabilirsiniz; böylece size en büyük olumlu sonuçları veren faaliyetlere daha fazla odaklanırsınız, olumsuz sonuç verenleri ise takvimden kaldırabilirsiniz. Bu görevler üzerinde çalışmak için her gün zaman ayırın. Başarıya giden yolda disiplin ve düzen olmazsa olmazlardandır.
Sonuç olarak fazla bir şey getirmeyen görevleri ortadan kaldırmaya çalışın. Bunu yapabiliyorsanız, bunları sizin için bu görevleri daha iyi yerine getirebilecek diğer kişilere devredin, böylece her hafta zamanınızın çoğunu görevlerinize, ulaşmak istediğiniz hedeflere harcayabilirsiniz. Bu size zaman yatırımınızdan çok daha iyi bir getiri sağlayacaktır.
80:20 ilkesinden gerçekten yararlanmak için, her gün zamanınızı nerede harcadığınızın farkında olmanız gerekir.
Bir içerik üreticisiyseniz, analizleri analiz etmek için zaman kaybetmeden içerik üretmeniz gerekir. Tabii ki, büyüme görmek istiyorsanız analitik önemlidir, ancak içerik olmadan gelecekteki içeriğinizi temel alacak herhangi bir analiziniz olmayacaktır. Yani zamanınızın %80’ini içerik üretmek için harcamanız gerekiyor.
Satış işindeyseniz, zamanınızın %80’ini satış görüşmelerinizi planlayarak ve zamanınızın yalnızca %20’sini müşterilerinizin önünde harcıyorsanız, satış performansınız çok iyi olmayacaktır. Zamanınızın %20’sini aramalarınızı planlayarak ve %80’ini müşterilerinizin önünde geçirin.
Sonuç olarak
80 20 kuralı, çoğumuzun ihtiyaç duyduğu üretkenlik hilesidir ve bunun iyi bir nedeni vardır. Anlayabileceğiniz gibi, hayatınızın daha önemli yönlerine odaklanmanıza ve öncelik vermenize yardımcı olacaktır. Erteleme durumunuz değişebilir. Daha disiplinli olursunuz. Elde etmek istediklerinizi elde ettikçe, iş hayatınızda düzeni ve başarıyı elde edip ödüllerini toplayınca kendinizi ne kadar iyi hissedeceğinizi düşünün.
Sadece bu değil, aynı zamanda bu çıktıları en üst düzeye çıkaracak ve bunlar üzerinde çok fazla zaman harcamamanızı sağlayacaktır. Tek yapmanız gereken kendinize soru sormaya başlamak ve planlamaya hazır olmak.
80 20 kuralının işinize yaraması için şunları unutmayın:
- Neye ulaşmak istediğiniz konusunda çok net olun. Başarılı bir sonuç nasıl görünecek? Ardından, oraya giden yolun %80’ini sağlayacak eylem adımlarının %20’sini belirleyin.
- Ana dallarınız ve yan dallarınız nelerdir? Elde etmek istediğiniz her şeye ulaşmak için sürekli hareket yaratacak hangi günlük aktiviteleri yapabilirsiniz? Bunları her gün yapın.
- Bir şeyi yapmayı düşünmek için harcadığınız zamanı azaltın ve hemen yapmaya başlayın. Yol olması gereken ve yapmanız gerekenleri karşınıza çıkaracaktır. Fazla endişelenmeyin. Zamanın %80’ini düşünerek ve sadece %20’sini yaparak geçiriyorsanız, geriye doğru ilerleyen adımlara sahipsiniz.
- Geçen hafta, hedefleriniz üzerinde en büyük olumlu etkiye sahip olan eylem adımlarını belirleyin. Önümüzdeki hafta daha fazlasını yapın. Bunları önceliklendirin ve takviminizdeki zamanı planlayın.