Hepimiz bazen ertelemekten sıkılırız veya devamlı ertelediğimiz için suçlu hissederiz – her zaman elimizdeki işten daha ilginç bir şey vardır. Son teslim tarihi en büyük ilham kaynağımız olduğu için genellikle bunun önemli olmadığını düşünürüz ve ilham aldığımızda elimizden gelenin en iyisini yaparız. Çeşitli erteleme türlerinin kurbanı olurken bunun hakkında şaka bile yapabiliriz.
İçindekiler
Erteleme, acil bir görevi geciktirmek veya ertelemek anlamına gelir ve üretkenliğe büyük zarar verebilir.
2015 yılında yapılan bir anket, bir kişinin yılda ortalama 55 günden fazla erteleyerek kaybettiğini ve her gün yaklaşık 218 dakikasını önemsiz şeyler yaparak kaybettiğini ortaya koydu. İşte matematik:
218 dakika/gün x 365 = 79570 dakika = 55.3 gün
Bu çok zaman kaybı!
Erteleme ile özünde mücadele etmeliyiz ve bunu, kendimizin ve erteleme denen bu kötü alışkanlığın daha fazla farkına varırsak yapabiliriz. Ancak o zaman hedeflerimize ulaşmayı başarabiliriz.
Ertelemenin beş türünü öğrenin ve hangi tür erteleyici olduğunuzu belirleyin.
Farklı Erteleme Türlerini Öğrenin
İşleri neden kolayca ertelediğinizi belirlemenize yardımcı olmak için, işte beş farklı erteleme ve erteleme türü.
Tip 1: Mükemmeliyetçi
Küçük ayrıntılara çok fazla dikkat edenlerdir. Bir mükemmeliyetçi, her ayrıntıyı doğru yapmak konusunda strese girdiği için eldeki görevi başlatmaktan korkar. Ayrıca, başladıklarında bile devam etmekten çok korktukları için süreçte sıkışıp kalabilirler.
Mükemmeliyetçi için tavsiye
Ayrıntılara olan takıntınızın tüm zamanınızı almasına izin vermek yerine, görevlerinizin amacı konusunda net olun ve bu tür ertelemelerle başa çıkmak için her birine bir zaman sınırı atayın. Bu sizi odaklanmaya ve görevinizi zaman çerçevesi içinde bitirmeye zorlayacaktır.
Örneğin: Bir rapor yazacaksanız, önce raporun amacı konusunda net olun.
Raporun amacı, son birkaç aydaki verilerdeki değişiklikleri sunmaksa, bir sürü zarif kelime yazmak için çok fazla terlemeyin; bunun yerine, rakamlara ve çizelgelere daha fazla odaklanın. Hedefe ulaşılabileceğinden ve nihai hedefe ulaşmanıza yardımcı olmayan şeyler üzerinde çalışmaya gerek olmadığından emin olun.
Tip 2: Hayalperest
Bu, harekete geçmekten çok ideal planı yapmaktan hoşlanan biridir. Son derece yaratıcıdırlar ancak bir görevi gerçekten bitirmekte zorlanırlar. Eylemi değil düşünceyi sever.
Hayalperest için tavsiye
Bu erteleme türüyle kendinizi sonsuz hayal gücünüze kaptırmaktan alıkoymak için, belirli bir şeylere dayalı olarak her gün için belirli (ve ulaşılabilir) hedefler belirleyerek ayaklarınızı yere basın. Bir hedef belirleyin ve planı hemen harekete geçebileceğiniz küçük görevlere bölün.
Örneğin: Her gün erken uyanmayı hayal ediyorsanız, bunun için net bir hedef belirleyin: “3 hafta sonra her gün sabah 6:30’da uyanacağım.”
Ardından, bu hedefi daha küçük görevlere bölün:
- Bu geceden itibaren saat 11:00’den önce uyuyacağım.
- Uyumanızı hatırlatmak için alarmı kurun
- Erken uyuyabilmek için daha erken arkadaş toplantıları planlayın
- 1. hafta, çalışmadığım günlerde bile sabah 7:30’da uyanacağım.
- Hafta sonları sabahları koşuya veya yüzmeye gidin
Ayrıca, çalışırken ilerlemenizi de yansıtmalısınız. Her görev için girdi ve çıktılarınızı takip edin, böylece hangi görevlerin çok az öneme sahip olduğunu ya da hangisinin daha önemli olduğunu kolayca anlayabilirsiniz. Bu, olumlu sonuçlar getiren ve üretkenliği artıran şeyleri yapmaya odaklanmanıza yardımcı olabilir.
Tip 3: Kaçınan / Kendini Sabotajcı
Endişelilerdir, başaramayacaklarını düşündükleri görevleri üstlenmekten korkarlar. Hata yaptıklarında başkaları tarafından yargılanmak yerine işi ertelemeyi tercih ederler.
Kaçınanlar için tavsiye
E-postaları kontrol etmenin veya sosyal medyada gezmenin cazip göründüğünü biliyorum, ancak e-postaları yanıtlamayı veya sosyal medyayı yapılacaklar listenizdeki ilk iş yapmayın. Çoğu zaman, e-postalar önemsizdir, ancak siz farkına bile varmadan zamanınızı ve zihinsel enerjinizi çalarlar.
Bunun yerine, bu tür bir ertelemenin üstesinden gelmek için önce en kötüsüne odaklanın. Sabahınızı en zorlu bulduğunuz şey üzerinde çalışarak geçirin. Bu size bir başarı duygusu verecek ve önünüzdeki verimli bir gün için ivme oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
Görevlerinizi daha küçük alt görevlere ayırmaya çalışın. Belirli bir görev için ne kadar zaman ve enerji gerektiğini anlayın ve gerçekçi hesaplamalar yapın.
Örneğin: 2000 kelimelik bir rapor çok zaman ve çaba gerektiriyor gibi görünüyor ve üzerinde çalışmaya başlamak bile korkutucu görünüyor. Ama bunu daha az korkutucu görünecek şekilde daha küçük parçalara ayırmanın bir yolu var mı?
Bunu deneyebilirsiniz:
- Giriş: yaklaşık 100 kelime (15 dk)
- İçindekiler (5 dak.)
- Mali durum hakkında rapor: 100 kelimelik destekleyici metin içeren bir tablo (20 dakika)
- Vaka çalışması: Her biri yaklaşık 400 kelimeden oluşan yeni iş modeline dayalı 3 vaka (her biri yaklaşık 40 dakika)
- Sonuç: yaklaşık 800 kelime (30 dk)
Şimdi çok daha kolay görünüyor mu?
Tip 4: Kriz Yapıcı
Kriz yapıcı kasıtlı olarak işi son dakikaya kadar geri iter. Teslim tarihlerini (krizleri) heyecan verici bulurlar ve baskı altında çalışırken en iyi şekilde çalıştıklarına inanırlar, bu da zamanlarını kötü yönetmelerine neden olur.
Kriz Yapıcı için Tavsiyeler
Daha iyi performans göstereceğiniz için işi aceleye getirmek zorunda kalmak sadece bir yanılsamadır çünkü size işi daha sonra daha iyi hale getirmek için gözden geçirme olanağı bırakmaz.
Kısa, yoğun odaklanmış patlamalar halinde çalışmaya ve ardından toparlanmak ve yeniden başlamak için kendinize kısa bir mola vermeye odaklanır.
Örneğin: Bir zamanlayıcı kullanın ve karmaşık çalışmanızı küçük, yönetilebilir oturumlara bölün. Küçük seanslar arasında, iyileşmek için kendinize bir mola verin.
Beyninize düzenli bir mola vermek, beyninizin enerjisini yeniden şarj ederek performansınızı artırabilirken, görevleri daha erken tamamlamak, işinizi daha da iyi hale getirmek için tekrar çalışmak için bolca zamanınız olmasını sağlar.
Tip 5: Meşgul Arı
Bu tür erteleyiciler telaşlı olanlardır. Görevleri öncelik sırasına koymakta güçlük çekerler çünkü ya çok fazla görevleri vardır ya da çabalarına değmediğini düşündükleri şeyler üzerinde çalışmayı reddederler. Kendileri için en iyi olan görevi nasıl seçeceklerini bilmiyorlar ve herhangi bir karar vermeyi erteliyorlar.
Meşgul Erteleyici için Tavsiyeler
Bu tür bir ertelemeyle karşılaştığınızda önceliklerinizi doğru bir şekilde belirlemelisiniz. “Acil” her zaman önemli anlamına gelmediği için önemli görevler acil olanlara göre öncelikli olmalıdır. Sadece çok fazla zamanınız ve enerjiniz var ve bunu önemli olmayan şeylere harcamak istemiyorsunuz.
Görevinizin amacını ve beklenen sonucu belirleyin. Önemli görevler, uzun vadede değer katan görevlerdir.
“Lütfen en kısa zamanda bana geri dönün” yazan bir e-postayı yanıtlamak acil görünüyor, ancak bu e-postayı yanıtlamadan önce diğer görevlere kıyasla ne kadar önemli olduğunu düşünün.
Örneğin: E-postanın bir müşteri tarafından bir projenin ilerleyişi hakkında soru sorulduğunu ve sizin ona mümkün olan en kısa sürede yanıt vermenizi istediğini hayal edin; Aynı zamanda, elinizdeki tüm projeleri etkileyen lojistik sorununu çözmekle ilgili başka bir göreviniz var. İlk önce hangisini ele almalısınız?
Bir e-postayı yanıtlamanın zaman maliyeti düşüktür, ancak yalnızca bir müşterinin isteğini karşıladığınız için faydası da çok düşüktür. Lojistik sorununu çözmek muhtemelen çok daha fazla zaman alır, ancak aynı zamanda buna çok daha değer çünkü sorunu çözerek eldeki tüm projeleri kurtarır ve tüm şirkete fayda sağlarsınız.
Mükemmeliyetçi: Her şeyin mükemmel olması gerekmez. Bir görev için bir hedef belirleyin ve kendinizi aşırı zorlamaktan kaçınmak için harcayacağınız zaman ve çaba miktarını belirleyin.
Hayalperest: Sadece plan yapmayın; bunlara önlem alın. Yapılması gereken tüm görevlerin bir listesini yapın ve bunları tek tek yürütün.
Kaçınan / Kendini Sabotajcı: Günün en zorlu göreviyle başlayın, çünkü onu başarmak size bir başarı hissi verecek ve diğer tüm görevleri çok daha kolay hale getirecektir. Görev zorsa, kolaylaştırmak için daha küçük görevlere bölün.
Kriz Çıkaran: Çalışmayı 11. saatte tamamlamaya çalışmayın. Bunun yerine, zaman yönetimi tekniklerini kullanın, böylece her zaman son teslim tarihlerinizin önünde olursunuz.
Meşgul Arı: Başka şeylerle vakit kaybetmek yerine acil ve önemli görevleri belirleyin ve önce onlar için harekete geçin.
Alt çizgi
Erteleyicilerin özelliklerinin çoğunun zihniyetleriyle ilgili olduğunu fark edebilirsiniz. İnsanlar korkudan işlerini erteliyorlar. İşte tam da bu yüzden işe karşı tutumumuzu değiştirmek, ertelemeyi bırakmamıza yardımcı olabilir.
Zihniyetinizi değiştirmek size zor gibi gelebilir, ancak her gün en küçük şeyleri yaparak ufak ufak hedefleri gerçekleştirebilirsiniz. Uzun veya zorlu görevlerinizi parçalayarak ve her bir görevin değerlerini değerlendirerek işe koyulmaya başlayabilirsiniz.